Hướng dẫn đăng ký con dấu (inkam) cho người nước ngoài

Những điều cần biết trước

• Phải đăng ký con dấu thì mới được cấp giấy chứng nhận con dấu.
• Người đã làm thủ tục đăng ký người nước ngoài khai báo con dấu với cơ quan chứng nhận (thị trưởng, quận trưởng, huyện trưởng) có thẩm quyền tại nơi lưu trú.
• Nguyên tắc là đích thân đến và khai báo bằng lời. Khai báo bằng văn bản (nhờ người khác) là ngoại lệ.

Khắc gì trên con dấu

Nguồn: Sổ tay nghiệp vụ xác nhận chữ ký và chứng nhận con dấu 2024 (2024 서명확인 및 인감증명 사무편람) của Bộ Hành chính và An toàn, p.179.

• Ví dụ khác trong sổ tay: John Maynard Keynes → JM Keynes hoặc John M Keynes.
• Tên khai báo là họ tên ghi trong phiếu đăng ký người nước ngoài. Nếu khai báo bằng họ tên khác thì sẽ bị từ chối tiếp nhận.
• Sổ tay ghi rằng với người từng dùng chữ Hán ở nước ngoài, dù thẻ đăng ký người nước ngoài chỉ ghi tên tiếng Anh, nếu qua giấy tờ chứng minh như sổ đăng ký quan hệ gia đình mà biết được chữ Hán hoặc cách ghi bằng chữ Hàn theo phát âm gốc thì vẫn được tiếp nhận.
• Kích thước con dấu phải từ 7mm đến 30mm cả chiều ngang lẫn chiều dọc.
• Không được dùng chất liệu dễ làm thay đổi dấu in như đồng tấm hoặc cao su. Con dấu bị mòn, hư hỏng nên không khớp với tệp con dấu cũng không được.

Đăng ký ở đâu

• Nộp tại trung tâm hành chính (eup·myeon·dong) có thẩm quyền tại nơi lưu trú. Luật quy định là “cơ quan chứng nhận có thẩm quyền tại nơi lưu trú”, còn trên thực tế việc này được ủy quyền cho eup·myeon·dong.
• Hãy hỏi cơ quan có thẩm quyền trước khi đến.

Giấy tờ cần chuẩn bị

• Giấy tờ tùy thân: thẻ đăng ký người nước ngoài, hoặc giấy chứng nhận sự thật đăng ký người nước ngoài (chỉ khi đích thân đến).
• Hộ chiếu: số hộ chiếu được đối chiếu với hộ chiếu.
• Con dấu dùng làm con dấu đăng ký: con dấu đúng quy cách và chất liệu nêu trên.

Quy trình đăng ký

• Trước tiên chuẩn bị con dấu đúng các tiêu chuẩn trên, mang theo giấy tờ tùy thân và hộ chiếu đến trung tâm hành chính có thẩm quyền tại nơi lưu trú.
• Khai báo bằng lời: nói địa chỉ và nơi lưu trú trong nước, họ tên, ngày sinh (nếu không có số đăng ký cư trú), số hộ chiếu (người nước ngoài).
• In dấu vân tay ngón cái (dấu tay).
• Sau khi đăng ký xong có thể được cấp giấy chứng nhận con dấu.

Lệ phí và thời gian xử lý

• Hãy hỏi cơ quan có thẩm quyền về lệ phí trước khi đến.
• Để tham khảo, cấp giấy chứng nhận con dấu là 600 won mỗi bản, khai báo thay đổi con dấu là 600 won mỗi lần.
• Thời gian xử lý khoảng 30 phút (theo kinh nghiệm thực tế, tùy hoàn cảnh cơ quan). Đây không phải thời gian do luật quy định.

Điều cần biết sau khi đăng ký

• Khi nơi lưu trú thay đổi, sổ con dấu được chuyển đến cơ quan chứng nhận tại nơi lưu trú mới.
• Giấy chứng nhận con dấu của công ty (pháp nhân) không theo thủ tục này. Người đã nộp con dấu cho văn phòng đăng ký (người đại diện...) sẽ nộp đơn. Xem hướng dẫn giấy chứng nhận con dấu pháp nhân.

Luật có thể được sửa đổi.