Hướng dẫn xác nhận lãnh sự (dành cho nước không tham gia Apostille)

Tóm tắt nhanh

• Hướng dẫn của Cục Kiều bào Hàn Quốc: giấy tờ công Hàn Quốc dùng ở nước thành viên Công ước Apostille thì làm Apostille, dùng ở nước không tham gia thì làm xác nhận lãnh sự. Danh sách nước thành viên (tính đến 2026.9.11.) có trên trang tổng quan của Cục.
• Giấy tờ công Hàn Quốc: xác nhận lãnh sự tại Cục Kiều bào Hàn Quốc, rồi xác nhận lãnh sự tại cơ quan đại diện của nước sẽ nộp hồ sơ tại Hàn Quốc, rồi đến cơ quan tiếp nhận giấy tờ, theo thứ tự đó (hướng dẫn của Cục Kiều bào Hàn Quốc).
• Giấy tờ công nước ngoài: viên chức lãnh sự công chứng có thể xác minh con dấu, chữ ký và chức vụ trên giấy tờ do công chức nước sở tại cấp hoặc do công chứng viên nước sở tại công chứng, và nếu nước sở tại là thành viên Công ước Apostille thì áp dụng theo Công ước.
• Lệ phí: xác nhận lãnh sự tại Cục Kiều bào Hàn Quốc là tem thuế điện tử 1.000 won mỗi hồ sơ được cấp, còn hành vi xác nhận tại cơ quan đại diện ở nước ngoài là số tiền tương đương 4 đô la Mỹ (mục 1(cha)). Lệ phí của cơ quan đại diện nước ngoài tại Hàn Quốc do từng cơ quan quy định.

Ai cần làm

• Người muốn nộp giấy tờ công của Hàn Quốc (giấy tờ do nhà nước, chính quyền địa phương hoặc cơ quan được ủy thác công việc đó lập theo công vụ, giấy tờ công chứng, bản sao hoặc bản trích lục bản án) ở nước không tham gia Công ước Apostille (hướng dẫn của Cục Kiều bào Hàn Quốc).
• Người nước ngoài phải nộp giấy tờ cấp tại nước không tham gia để xin cư trú tại Hàn Quốc. Sổ tay thủ tục cư trú của Bộ Tư pháp yêu cầu, để xác nhận chính thức bằng cấp và lý lịch tư pháp của giáo viên hội thoại (E-2), phải có Apostille (nước thành viên Công ước) hoặc xác nhận lãnh sự của cơ quan đại diện Hàn Quốc ở nước ngoài (nước không ký Công ước).
• Đối với lý lịch tư pháp E-2, cùng sổ tay này cũng công nhận, với người đang cư trú tại Hàn Quốc, xác nhận lãnh sự của cơ quan đại diện nước mình tại Hàn Quốc là xác nhận chính thức.

Nộp ở đâu

• Giấy tờ công Hàn Quốc: đến Phòng dân sự tổng hợp của Cục Kiều bào Hàn Quốc (Twin Tree Tower A, tầng 15, 6 Yulgok-ro, Jongno-gu, Seoul; ngày thường 09:00~18:00; 02-6747-0404) hoặc nộp qua bưu điện.
• Sau đó đến cơ quan đại diện tại Hàn Quốc của nước sẽ nộp hồ sơ. Vị trí xem trong danh bạ cơ quan đại diện nước ngoài tại Hàn Quốc của Bộ Ngoại giao.
• Giấy tờ công nước ngoài: ủy thác cho cơ quan đại diện ngoại giao Hàn Quốc ở nước ngoài (viên chức lãnh sự công chứng) tại nước đã cấp giấy tờ đó.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Đơn đăng ký (điền cả mặt trước và mặt sau) và giấy tờ cần xác nhận lãnh sự. Với giấy tờ như của Cơ quan đăng ký trực tuyến hay Government24 có bản để xem và bản để cấp, bản để xem không có hiệu lực pháp lý nên nhất định phải xin bản cấp để nộp.
• Giấy tờ không do nhà nước hay chính quyền địa phương cấp thì phải được công chứng. Bản gốc giấy chứng nhận xuất xứ của Phòng Thương mại và Công nghiệp Hàn Quốc (từ 2024.4.1.), hồ sơ học tịch của trường đại học quốc lập (từ 2024.6.1.) và giấy tờ của cơ sở y tế công (từ 2025.12.1.) có thể nộp mà không cần công chứng.
• Giấy tờ tùy thân: tự nộp thì dùng chứng minh nhân dân, bằng lái xe, hộ chiếu hoặc tương tự; nộp thay qua người được ủy quyền thì giấy tờ tùy thân của người nộp, của người được ủy quyền và giấy ủy quyền; giấy tờ công ty thì giấy tờ tùy thân của người đại diện hoặc của người được ủy quyền cùng giấy đăng ký kinh doanh.
• Tem thuế điện tử (1.000 won mỗi hồ sơ được cấp), và khi nộp qua bưu điện thì phong bì hoàn trả có dán tem gửi bảo đảm, ghi họ tên và địa chỉ người nhận.

Chi phí

• Người đứng đầu cơ quan đại diện có thể giảm hoặc miễn lệ phí khi có hoàn cảnh rõ ràng cho thấy người ủy thác không có khả năng trả lệ phí.
• Lệ phí tại cơ quan đại diện ở nước ngoài được nộp bằng tiền mặt hoặc chứng từ chứng minh đã nộp tiền mặt. Tem thuế điện tử có thể mua trên trang web tem thuế điện tử hoặc mua bằng tiền mặt tại Phòng dân sự tổng hợp (hướng dẫn của Cục Kiều bào Hàn Quốc).

Thủ tục

• Bước 1: Kiểm tra trong danh sách của Cục Kiều bào Hàn Quốc xem nước sẽ nộp hồ sơ có là thành viên Công ước Apostille hay không. Nếu có thì làm Apostille thay cho xác nhận lãnh sự.
• Bước 2: Xin giấy tờ công Hàn Quốc bản cấp để nộp, và nếu giấy tờ cần công chứng thì làm công chứng.
• Bước 3: Nộp tại Phòng dân sự tổng hợp của Cục Kiều bào Hàn Quốc trực tiếp hoặc qua bưu điện. Với tối đa 10 hồ sơ mỗi người nộp, hồ sơ nhận lúc 09:00~11:30 và 13:00~14:30 mất trung bình không quá 1 giờ, hồ sơ nhận lúc 11:30~13:00 được trả cùng lúc vào 14:00 trong ngày, hồ sơ nhận sau 14:30 được trả vào 09:30 hôm sau. Qua bưu điện thường mất 7~10 ngày.
• Bước 4: Xác nhận lại giấy tờ đã được xác nhận lãnh sự tại cơ quan đại diện của nước sẽ nộp hồ sơ ở Hàn Quốc, rồi nộp cho cơ quan tiếp nhận giấy tờ.

Những điểm hay vướng

• Giấy tờ bản để xem không có hiệu lực pháp lý nên không được tiếp nhận. Hãy xin bản cấp để nộp.
• Cục Kiều bào Hàn Quốc cho biết có thể từ chối cấp khi không xác minh được tính xác thực của giấy tờ công, chẳng hạn giấy tờ nộp rõ ràng là giả hoặc có đính kèm giấy tờ cấp ở nước ngoài.
• Chỉ xác nhận lãnh sự của Cục Kiều bào Hàn Quốc là chưa xong. Còn phải có xác nhận của cơ quan đại diện của nước sẽ nộp hồ sơ tại Hàn Quốc.
• Cơ quan đại diện Hàn Quốc ở nước ngoài xác nhận bằng cách đối chiếu con dấu hoặc chữ ký và chức vụ của công chức, công chứng viên với sổ mẫu chữ ký, và nếu không có trong sổ thì hỏi trực tiếp cơ quan liên quan của nước sở tại.
• Cục Kiều bào Hàn Quốc và Bộ Tư pháp không chỉ định văn phòng công chứng cụ thể nào cho việc xác nhận lãnh sự (hướng dẫn của Cục Kiều bào Hàn Quốc).

Hướng dẫn này là thông tin chung và không đánh giá khả năng của từng cá nhân. Luật và lệ phí có thể thay đổi, hãy kiểm tra văn bản gốc qua liên kết chính thức và với cơ quan có thẩm quyền.